Meeting Online Dengan Google Docs

Bekerja sama dalam satu tim itu artinya harus menampung banyak ide. Ide-ide itu berasal dari anggota tim. Jika menggunakan cara tradisional, maka harus ada waktu ketemuan untuk membahas ide-ide, bisa ketemuan di resto, di rumah salah satu anggota tim, atau bahkan ketemuan di suatu hotel dan menginap di sana karena mungkin butuh waktu yang intens dan panjang untuk membahas suatu topik.

Cara ini sungguh sangat tidak efisien dan butuh banyak biaya, juga, anggota tim harus meninggalkan keluarga demi pekerjaannya. Apakah itu berarti perempuan yang ingin bisa bekerja harus juga meninggalkan anak?

Ok, lalu team meeting pun berkembang, melalui online conference, dengan YM, GTalk, Skype, dll sarana yang bisa chat rame-rame, bisa saling tukar file, dan bisa melakukannya tanpa meninggalkan anak dan rumah. Kemajuan niy... ibu-ibu bisa kerja dari rumah, kerjaan lancar, anak terdampingi dengan optimal. File-file pun mengalir dengan mudahnya di antara anggota tim.

Tapi O-o... banyak amat file-file yang berseliweran, berisi ide dari berbagai anggota tim. Lalu bagaimana cara meng-compile-nya jadi satu? Wah butuh waktu khusus niy untuk merangkum, menyatukan lalu lintas ide-ide ini. Harus membuka chat history juga karena sudah lupa urutan filenya, plus catatan tentang file itu. WOW!! Please... ternyata masih harus dilakukan secara manual dan catatan meeting tak bisa tuntas dengan segera ketika online meeting berakhir.

Hey, kita bukan dari jaman orde baru lagi, kita di jaman Google :))

Yuuuk... gunakan fasilitas Google. Kita bisa pakai fasilitas Google Docs

Di Google Docs kita bisa membuat spreadsheet, text document, presentasi, drawing, dan menyimpan file .pdf seperti layaknya Microsoft Office atau Open Ofifice. Selain itu, juga ada sarana chatting. Jadi ketika kita baru membuat sebuah document, menyimpannya, maka file itu harus di share diantara anggota tim. Semua anggota tim harus bisa mengedit documen tersebuat melalui option "Can Edit". Kalau tidak bisa mengedit ya percuma saja pakai sarana ini.

Ketika satu orang anggota tim melakukan editing pada document, editing itu akan langsung nampak dan kita bisa melakukan komunikasi via chat tools yang ada di sebelah kanan layar Google Docs, yang menunjukkan nama anggota tim yang sedang online. Simple kan cara ini.

Jadi dengan cara ini ada sebuah document bisa diedit rame-rame oleh anggota tim selama online meeting berlangsung atau sewaktu-waktu ide mengalir tanpa perlu berganti tab, termasuk untuk chattingnya karena semua terintegrasi dalam 1 layar saja. Cara ini sungguh efektif, tidak buang waktu untuk menulis ulang resume meeting. Apalagi dalam penyusunan proposal, anggota tim bisa menyusun sebuah proposal bersama-sama dalam satu waktu.

Yang dibutuhkan hanyalah account Google, selebihnya disediakan gratis oleh Google.

Ibu-ibu harus canggih lo... jangan pakai cara kuno nan ribet untuk bekerja, gunakan teknologi yang memungkinkan suatu pekerjaan dilakukan benar-benar bersama-sama anggota tim. Kalau pakai cara sederhana maka akan ada katidakseimbangan pembagian kerja dan saling menunggu hasil kerja anggota tim yang lain. Sungguh tidak efektif dan efisien untuk ibu-ibu yang sayang anak dan ingin bisa mendampingi anak sembari bekerja.

Gunakan otak dan teknologi untuk bisa kerja dengan bahagia.

Saya sudah menerapkan teknologi ini pada kerja tim kami di Komunitas Homeschooling Klub. Sinau